Event starten

Nachdem du dein Event erstellt hast, landest du im Dashboard. Hier siehst du den aktuellen Status und kannst das Event mit Teilnehmenden teilen, bevor du es startest.

Planungsansicht

Solange das Event im Status „Geplant” ist, zeigt das Dashboard:

• Check-In (oder bei Online-Events Warteraum) — Anzahl der beigetretenen Teilnehmenden und Moderator:innen
• Den Start-Button — je nach Event-Typ unterschiedlich beschriftet (siehe Event starten)

Wenn die geplante Startzeit noch in der Zukunft liegt, sehen Teilnehmende auf /e/[eventId] unter der Eventbeschreibung einen Countdown bis zum Eventstart.

Event teilen

Damit Teilnehmende beitreten können, teile den Event-Link oder QR-Code:

1. Klicke auf das QR-Code-Symbol in der Dashboard-Kopfzeile
2. Im Dialog findest du:
   • Den Event-Link zum Kopieren und Versenden
   • Einen QR-Code zum Anzeigen oder Ausdrucken
3. Über „Ausdrucken” erreichst du eine druckoptimierte Seite mit großem QR-Code

Tipp für Präsenz-Events

Drucke den QR-Code aus oder zeige ihn auf einem Bildschirm. So können Teilnehmende ihn direkt mit dem Smartphone scannen.

Event starten

Welche Schritte zum Start gehören, hängt vom Event-Typ ab. Präsenz-Events starten mit einem einzigen Klick; Online-Events durchlaufen einen mehrstufigen Ablauf rund um die Videokonferenz.

Präsenz-Events

Bei Präsenz-Events erscheint in der Planungsansicht der Button „Beratung starten”. Ein Klick reicht: Das Event wird aktiv und die KI-Beratung wird sofort freigeschaltet — Teilnehmende können den Chat auf ihrem Gerät öffnen.

Ansage an die Teilnehmenden

Die Teilnehmenden brauchen vor dem Start eine kurze Orientierung: Was passiert gleich, und was ist ihre Rolle dabei? Ohne diesen Rahmen starten viele unsicher in den Chat.

Beispiel: „Willkommen! Gleich startet ein kurzer KI-Chat, bei dem ihr euer Thema für den Austausch findet. Bevor es losgeht, erkläre ich euch kurz den Ablauf.”

Online-Events

Bei Online-Events (sowie Demo-Events mit Video) folgt der Start einem mehrstufigen Ablauf, sodass du in Ruhe begrüßen und einleiten kannst, bevor die Beratung anläuft.

1. Video starten

In der Planungsansicht klickst du auf „Video starten”. Die Videokonferenz wird gestartet und du landest im Hauptraum; Co-Moderator:innen werden automatisch eingelassen, Teilnehmende warten weiterhin im Warteraum. Der Button wechselt anschließend zu „Teilnehmende einlassen”.

2. Vorbesprechung mit der Moderation

Solange der Warteraum aktiv ist, bist du mit deiner Co-Moderation allein im Hauptraum. Nutze diesen Moment für die letzte Abstimmung: Rollenklärung, Timing, wer welche Phase ansagt, technische Kontrolle (Mikrofon, Kamera, Bildschirmfreigabe).

Tipp

Den Warteraum siehst du im Video-Steuerungsbereich (Seitenleiste). Teilnehmende, die schon beigetreten sind, bekommen kein Audio aus dem Hauptraum mit — eure Vorbesprechung ist privat.

3. Teilnehmende einlassen

Wenn ihr bereit seid, klickst du auf „Teilnehmende einlassen”. Alle Wartenden werden in den Hauptraum übernommen, der Warteraum wird deaktiviert, und das Event wechselt in den aktiven Zustand. Die KI-Beratung wird hier nicht automatisch freigeschaltet.

4. Begrüßen und Ablauf erklären

Jetzt hast du alle Teilnehmenden in der Videokonferenz vor dir. Begrüße sie, gib einen Überblick über den Ablauf und erkläre insbesondere, wie der KI-Chat funktioniert. Diese Phase ist bewusst von der Beratung getrennt — die Teilnehmenden „verschwinden” gleich im Chat, deshalb braucht es vorher den gemeinsamen Rahmen.

Ansage an die Teilnehmenden

Beispiel: „Schön, dass ihr alle da seid. Gleich chattet ihr kurz mit einer KI zu eurem Thema für den Austausch heute. Das dient der Gruppenbildung — die KI unterstützt euch mit Fragen und hilft euch, einen Titel zu finden. Ich erkläre euch kurz, wie das geht …“

5. Beratung starten

Nach der Begrüßung klickst du auf „Beratung starten” — Details siehe KI-Beratung leiten. Erst jetzt können die Teilnehmenden den Chat öffnen.

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Ab hier steuert das Dashboard die einzelnen Phasen des Events: KI-Beratung, Gruppenfindung und Austausch.